CR #175053 / Vertragsverwaltung

Ab Version 8.29. ist eine Vertragsverwaltung integriert worden. Es können jetzt im Bereich Stammdaten Verträge in einem separaten Reiter erfasst werden. Zusätzlich kann eingestellt werden, dass für bald auslaufende Verträge eine E-Mail als Erinnerung verschickt wird.

Inhaltsverzeichnis

1. Wo integriert?

Für folgende Stammdaten wurde die Vertragsverwaltung eingeführt:

Adressen
Fahrzeuge
Anhänger / Chassis
Wechselbrücken
Mitarbeiter
Kräne
Container
Komponenten
Stapler

Eine Gesamtübersicht aller erfassten Verträge ist unter CRM > Alle Verträge aufrufbar.

2. Vorbereitung zur Vertragsanlage

Um Verträge anlegen zu können, müssen die Benutzerrechte überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Einstellungen > Benutzerrechte > Benutzergruppen

Pro Vertragstyp gibt es ein Recht, welches der Benutzergruppe zugewiesen sein muss, zusätzlich das Recht Alle Verträge (für Auswahl im Menü CRM), Vertrag (Recht zum Archivieren) und Vertragstyp.

Unter Vorgaben > Fahrzeuge > Ausstattung > Vertragstyp können Sie ihre Vertragstypen anlegen, die Sie später bei der Erfassung eines Vertrags auswählen können. Mit F2 oder Mausklick auf das weiße Blatt können Sie einen neuen Eintrag erfassen.

3. Vertrag erfassen

Wie erfasse ich einen Vertrag und was ist dabei zu beachten: (als Beispiel hier ein Vertrag für einen Anhänger)

In unserem Beispiel soll ein Vertrag zu einem Anhänger erfasst werden. In den Stammdaten > Anhänger / Chassis wählen wir den entsprechenden Anhänger aus und gehen per "Doppelklick" in den Inhalt.

Im Reiter Vertrag wird dann mit F2 oder NEU ein neuer Eintrag angelegt.

Spalte	Beschreibung
Mandant	Auswahl eines Mandanten, vorbelegt mit dem Mandanten des eingeloggten Users
Niederlassung	Auswahl einer Niederlassung, vorbelegt mit der Niederlassung des eingeloggten Users
Typ	Welcher Entität ist der Vertrag zugeordnet
Eigentümer	Wer ist der Eigentümer des Vertrags (Matchcode Adresse, Fahrzeug, Anhänger, Mitarbeiter)
Vertragstyp	Auswahl des Vertragstyps
Matchcode	Eingabe der Bezeichnung / Benennung des Vertrags
Referenz 1	Eingabe einer Referenz zum Vertrag
Referenz 2	Eingabe einer Referenz zum Vertrag
Ansprechpartner	Auswahl des Vertragspartners (aus Stammdaten > Adressen)
Von	Eingabe des Vertragsbeginn
Bis	Eingabe des Vertragsende
Dauer der Verlängerung Monate	Eingabe der Vertragsverlängerung in Monaten
Interne Bemerkung	Eingabe einer internen Bemerkung, diese Bemerkung wird zusätzlich im Erinnerungsmail verwendet
Externe Bemerkung	Eingabe einer externen Bemerkung
Verantwortlicher	Auswahl eines internen Benutzers als Verantwortlichen
Erinnerungsmail-Adressen	Eingabe der Mailadresse(n), an die eine Erinnerungsmail geschickt werden soll (mehrere Mailadressen mit ; trennen). Die Mail wird zum Erinnerungsdatum und 1 Woche vor Erreichen des Bis-Datum gesendet.
Erinnerungsdatum	Eingabe eines Datums, wann die Erinnerungsmail gesendet werden soll
Der Vertrag ist ausgelaufen	Kennzeichnung, wenn der Vertrag ausgelaufen ist (automatisch, wenn der Vertrag die Bis-Zeit erreicht hat und keine "Automatische Verlängerung" aktiv ist)
Automatische Verlängerung	Aktivierung, wenn der Vertrag automatisch um die Anzahl Monate (Dauer der Verlängerung Monate) verlängert werden soll. Das Bis-Datum wird dann entsprechend verschoben.
Datum der Vertragsbeendigung	Eingabe eines Datums, wann der Vertrag beendet ist.
Vertrag gekündigt durch	Eingabe, durch wen der Vertrag beendet wurde.

Es können die Verträge auch unter CRM > Alle Verträge angelegt werden, hier muss dann der Typ und der Eigentümer manuell ausgewählt werden.

US #175307