FE #171290 Tradeshift Schnittstelle

Dieses Feature ermöglicht cargo support mit Tradeshift zu verknüpfen und Rechnungen direkt aus cargo support nach Tradeshift zu exportieren.

Zuerst muss ein Tradeshift Account angelegt werden. Dazu die Tradeshift Homepage besuchen und registrieren.
Anschließend wird ein API Key in Tradeshift erzeugt, welcher in cargosupport eingebunden wird.
Mithilfe dieses Keys kann cargo support dann eine technische Verbindung zu Tradeshift herstellen und somit eine direkte Rechnungsfreigabe ermöglichen.

Um auf einer Testumgebung die Schnittstelle einzustellen und beispielsweise Proberechnungen durchzuführen,
sollte ein Tradeshift Account auf https://sandbox.tradeshift.com/register angelegt werden. Wird ein Account über diese (Sandbox-)Homepage erstellt,
ist es ein eigenständiger Test Account, der keinen Einfluss oder eine Verbindung zum Produktions Tradeshift Account hat.
Für die Registrierung auf der Homepage die angezeigten Schritte befolgen. Soll eine Registrierung auf dem Tradeshift Live-/Produktionssystem erfolgen
dann besuchen Sie https://go.tradeshift.com/register und befolgen das gleiche Prozedere wie folgt.

Tradeshift "Sandbox" (Testsystem) Log-In Link: https://sandbox.tradeshift.com/?currentScreen=0
Tradeshift LIVE/PRODUKTION Log-in Link: https://go.tradeshift.com/login?currentScreen=0

1. Tradeshift API

1.1. API in Tradeshift aktivieren

Wurde der Tradeshift Account erfolgreich erstellt, muss im Profil eine Steuernr. und UST-ID Nr angegeben werden.

Dort (Rechts im Bild) befindet sich die benötigte "API Access To Own Account", diese AKTIVIEREN.

Gehen Sie die angezeigten Schritte durch um die Registrierung und die API-Aktivierung abzuschließen.

1.2. Tradeshift API-Daten einsehen

Um die erstellten API-Daten einzusehen, gehen Sie auf das Bento Menü/Anwendungen und klicken Sie auf "API Access To Own Account".
Dies ist wichtig für den späteren Schritt, in dem die API-Daten in cargo support eingetragen werden sollen.

Hier finden Sie nun die API-Daten, die später in cargo support eingebunden werden sollen.

1.3. Unternehmenspartner in Tradeshift Netzwerk hinzufügen

Auf Tradeshift muss das gewünschte Unternehmen hinzugefügt werden. Dazu gehen Sie auf "Netzwerk" im Bento Menü/Anwendungen.
Dort ins Register "Tradeshift Netzwerk" gehen und das gewünschte Unternehmen "VERBINDEN".

2. Tradeshift in cargo support einbinden

2.1. Eigens erstellte Tradeshift API in Mandanten einbinden

Als nächstes werden die API-Daten in den gewünschten Mandanten ins cargo support eingetragen. Hier zu in cargo support auf Einstellungen>Mandanten.

Die Adresse für den Mandanten und für die jeweilige Niederlassung müssen korrespondieren.
Dies ist wichtig damit der Rechnungsaussteller korrekt aus dem Mandanten/Niederlassung erstellt wird.
Des Weiteren muss eine Debitoren-/Kreditorennummer für die Adresse angegeben sein.
Zuletzt ist es wichtig, dass die Adresse des gewünschten Unternehmens in der cargo support Datenbank exakt mit den Adressdaten
(groß-und Kleinschreibung, Bindestriche etc. beachten!) die auf Tradeshift Homepage hinterlegt sind, übereinstimmen.

Eine Debitoren-oder Kreditorennummer kann unter folgendem Menüpunkt eingetragen werden: Stammdaten->Adressen→*Adresse auswählen* dann auf das Register Abrechnung und letztlich die besagten Felder aufsuchen und ausfüllen.

Im Register "Buchhaltung" die anfangst erstellten API-Daten in dem markierten Bereich eintragen. 

Den Haken bei "Tradeshift in Testumgebung ausführen" setzen, sofern der Account auf dem Tradeshift Testsystem erstellt wurde
(Haken bei Anbindung eines Produktionssystem-Accounts weglassen). Der Export findet Standardmäßig alle 2 Stunden statt und
kann im Feld "Min. Exportverzögerung in Stunden" wie gewünscht weiter hinausgezögert werden.
Die original erstellten XML Dateien befinden sich im angegebenen Tradeshift-Archivpfad.

2.2. Tradeshift Verbindungen in cargo support anbinden

Gehen Sie auf Stammdaten>Digitaler Rechnungsversand>Tradeshift Verbindungen

Legen Sie durch den "Neu"-Button oder die Funktionstaste-(F2) eine neue Verbindung an.

Nun aus der Verbindungsliste den neu erstellten Eintrag auswählen und durch Doppelklick bearbeiten, so gelangt man in das Register "Details". 
Folgend ist es wichtig die Pflichtfelder Mandant, Adresse des Rechnungsempfängers, und Tradeshift Name zu füllen.

1. Das Feld Mandant gilt als Rechnungsaussteller. Hier sollte der gewünschte Mandant ihres Unternehmens, ausgewählt werden.
   
   
2. In das Feld Adresse des Rechnungsempfängers wird die Adresse des Rechnungsempfängers, welche sich in den Stammdaten Ihres cargo support JOB befindet, eingetragen. Wählen Sie die Adresse bzw. den Adress-Matchcode aus dem look-up Fenster, welches durch Draufklicken in das Eingabefeld erscheint, aus.
   Es gilt zu beachten, dass diese ausgewählte Empfängeradresse die selben Adressdaten beinhaltet, die das Unternehmen auch auf der Tradeshift-Homepage in Ihrem Unternehmensprofil hinterlegt hat.
   Beispiel: "Firma Mustermann" hat als Adresse die Musterstraße 10 auf dem Tradeshift Profil angegeben, dann muss auch in cargo support JOB Stammdaten>Adressen "Firma Mustermann" die exakt selbe Adresse Musterstraße 10 hinterlegt sein.
   
   
3. Der Tradeshift Name wird exakt so eingetragen, wie der Rechnungsempfänger auf der Tradeshift Platfform lautet. Wurden die Daten korrekt eingegeben, findet das Programm das Unternehmen und zieht sich die restlichen Unternehmensdaten automatisch (Email-Adresse optional).
   In der letzten Zeile ist der Zustand der Verbindung einzusehen. In diesem Fall wurde die Kontaktanfrage akzeptiert und die Verbindung ist erfolgreich aufgebaut (wie in den unteren beiden Bildern zu sehen).
   
   

   

   

2.3. Tradeshift Adresse/Verbindung Kühne+Nagel Test Account

Die erforderliche Tradeshift Adresse die in cs JOB Stammdaten>Adressen für Kühne und Nagel (AG & Co.) KG eingetragen werden muss lautet:

Wilhelm-Kaisen-Brücke 1

28195 Bremen

Hinterlegen Sie diese Anschrift entweder unter Adresse oder Abweichende Rechnungsadresse


Tragen Sie den unteren genannten Namen in das Feld Tradeshift Name* (siehe Bilder oben) ein um mit Kühne und Nagel eine Tradeshift Verbindung aufzubauen.
Tradeshift Name*: Official Kühne + Nagel (AG & Co.) KG (DEDE01) test account

2.4. Tradeshift Steuerkategorien

Damit die von Ihnen benötigten Steuerkategorien für die Tradeshift Rechnungen verfügbar sind, müssen diese auf Vorgaben>Abrechnung>Tradeshift Steuerkategorien angelegt werden. 

Wichtig: Bei allen Mehrwertsteuer Datensätzen die in Tradeshift-Relevanten Rechnungen verwendet werden könnten, muss zwingend eine Tradeshift Steuerkategorie gesetzt werden.

Wie gewohnt kann über "Neu" oder die Funktionstaste-(F2) eine neue Kategorie angelegt werden. Die Pflichtfelder, 

welche durch fettgedruckte Schrift und dem * hervorstechen, ausfüllen. Aus der drop-down Liste kann die genormte Steuerart ausgewählt werden.

Im Menüpunkt Vorgaben>Abrechnung>Mehrwertsteuer befindet sich die Mehrwertsteuer.

Die im vorherigen Schritt angelegten Steuerkategorien sind nun hier auswählbar. Falls ihre angelegte Steuerart nicht zu finden ist,
aktualisieren Sie in diesem Menü die Liste, sie sollte dann aufgegelistet werden.

3. Auftrag aus cargo support freigeben

3.1. Zu beachten:

Zu Beachten:

• Referenzfeld in der Auftragsbearbeitung/-Erfassung(Auftrag - Inhalt), muss Trackingnummer vom Auftrag enthalten

• Adresse oder abweichende Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers in den Stammdaten, muss sich mit der des Rechnungsempfängers wie sie auf Tradeshift hinterlegt ist, decken

• Wenn eine Rechnung an einen anderen Standort des selben Unternehmens gehen soll, gehen Sie sicher, dass eine seperate Tradeshift Verbindung (Stammdaten→Digitaler Rechnungsversand→TS Rechnungen) zu diesem Standort angelegt ist

• Stornierung eines Auftrags wird nur exportiert, wenn die dementsprechende Originalrechnung bereits an Tradeshift übermittelt wurde

3.2. Tradeshift konforme Auftragsfreigabe

Nun geht es in die Auftragsbearbeitung, dazu im Menü auf Auftrag>Auftragsbearbeitung gehen.
Es ist darauf zu achten, dass speziell bei Kühne + Nagel ins Feld Referenz 1, die aus dem Auftrag erhaltene Trackingnummer, eingetragen werden muss. Trägt man diese nicht ein, ist ein Tradeshift Export nicht möglich. Wurde die Rechnung dennoch freigegeben, muss sie storniert werden und der Auftrag muss mit einem neuen Abrechnungsblock erstellt (mit Trackingnummer in Referenz 1!) und freigegeben werden.
In dem Register "Details" auf das Register "Auftrag Abrechnung" klicken. Im unteren Feld befinden sich die Artikel. Klicken Sie in diesen Bereich die linke Maustaste, so dass er ausgewählt ist und damit über "Neu" ein neuer Artikel hinzugefügt werden kann. Menge und Netto-Einzelpreis angeben + weitere relevante Daten. Zuletzt über den Button "Abrechnungsfreigabe erteilen" den Vorgang abschließen.

Um abschließend eine Rechnung freizugeben, gehen Sie auf den Menüpunkt Abrechnung>Abrechnungserstellung. 

Wählen Sie aus der Liste ihren gewünschen Auftrag und drücken anschließend auf "Abrechnungen aus der Auswahl erstellen"

Nach Bestätigung wird ein Druckauftrag angefragt, dieser muss durchgeführt werden, damit die Rechnung tatsächlich auf
Tradeshift hochgeladen wird. Es reicht aus, wenn das Dokument/die Rechnung als PDF "gedruckt" wird.

3.3. Übersicht der Tradeshift Rechnungen

Um verschickte Rechnung einzusehen gehen Sie auf den Menüpunkt Abrechnung>Datenaustausch>Export>Tradeshift Rechnungen.

4. E-Rechnungs Status/Fehlerursachen und Behebung

4.1. E-Rechnungs Status

In der Spalte "E-Rechnungs Status" ist der Status ob die Rechnung bezahlt, offen, akzeptiert etc ist, einsehbar. Diese Status hängen teilweise davon ab, ob der Empfänger Ihre Rechnung/Gutschrift manuell gesetzt hat. Es ist möglich, dass Rechnungen die ferner in die Vergangenheit liegen noch auf "Gesendet" stehen wobei neuere Rechnung bereits auf "Bezahlt" gesetzt sind. Dies ist durchaus gängig und hat ausschließlich mit der internen Abwicklung der Gegenseite zu tun.

Wechselt der Status von "Offen" zu "Gesendet", ist dies die Bestätigung dafür, dass alle Prüfregel Kriterien erfüllt worden sind und die Rechnung somit an den Tradeshift Empfänger erfolgreich gesendet wurde.

4.2. Fehlerursachen und Behebung

Sollte nach dem Export der E-Rechnungs Status "Fehler" erscheinen, kann mithilfe eines Klicks auf "Fehler-Export freigeben", der Export nochmal manuell erzwungen werden. Landet der E-Rechnungs Status nach erneutem Anstoß wieder auf "Fehler", kann unter dem Register Details der Grund für den Fehler eingesehen werden (Beachten Sie den Datumsfilter oben anzupassen).

Mögliche Fehlermeldungen:

"iDocument wurde nicht gefunden" 
Dies bedeutet, dass im Archiv der Rechnung keine Ausgangsrechnung PDF gefunden wurde. Diese kann nachträglich unter cs JOB Menüpunkt Abrechnung>Abrechnungsliste/Offene Posten gedruckt werden. Die Rechnungsnummer eingeben oder suchen, dann markieren und auf das Drucker Symbol oben im Programm klicken oder die Funktionstaste-(F6) drücken. Wenn der Druck ausgeführt ist, kann im Dokumente Archiv (rechts neben dem Drucker Symbol oder Funktionstaste-(F3)) geprüft werden, ob der Druck (Ausgangsrechnung.pdf) nun tatsächlich erzeugt wurde. Der Fehler Export kann jetzt erneut angestoßen werden.

"Keine gültige Referenz Nummer"
Es wurde eine falsche Auftragsnummer in das Feld "Referenz 1" in der Abrechnungserstellung eingegeben. Die Rechnung muss storniert und erneut mit einer korrekten Auftragsnummer angelegt werden. Die Auftragsnummer kann wie in der Grafik KN File ID angezeigt, aufgebaut sein.

"Rechnungsdatum älter als 7 tage"
Die Rechnungen müssen innerhalb von sieben Tagen nach dem ursprünglichen Rechnungsdatum via Tradeshift gesendet werden. Erstellen sie die Rechnung neu, wenn dieser Zeitraum versäumt wurde.

FE #171290